26.03.2021 Praxis-IT und Telematik

Praxisverwaltungssysteme (PVS)

Das Praxisverwaltungssystem (PVS) gehört zur Grundausrüstung in jedem Praxismanagement. Die Software unterstützt niedergelassene Ärzte und Psychotherapeuten bei der Organisation und Dokumentation der Praxisaufgaben. Alle Abläufe einer Einzelpraxis, einer Gemeinschaftspraxis, aber auch eines Medizinischen Versorgungszentrums können digital abgebildet werden.
Ärzten stehen dabei nicht nur Funktionen wie die elektronische Patientenakte zur Verfügung. Wesentlicher Bestandteil sind auch Terminplanung, Buchhaltung und elektronische Kommunikation mit Kollegen. Zudem kann die Praxis die Quartalsabrechnung darüber erstellen und an die KV übermitteln.

Keine Empfehlungen der KV Hamburg

Als Körperschaft öffentlichen Rechts ist die KV Hamburg marktneutral und kann keine Empfehlungen für konkrete Produkte aussprechen - was in der Regel auf Grund unterschiedlichster Anforderungen in den Praxen auch nicht zielführend wäre.
Ein Wechsel des PVS kommt für viele Praxen nicht in Frage, weil der Aufwand und die Angst vor einem Datenverlust zu groß sind.

Updates: Programmerweiterungen und Fehlerbeseitigungen müssen sein

Praxen sollten ihr PVS regelmäßig aktualisieren - auch wenn das Einspielen von Updates viel Zeit kosten kann. Mitunter läuft dabei auch etwas schief. Updates können jedoch vorhandene Fehler beheben bzw. sichtbar machen. Für Anwendungen wie den elektronischen Arztbrief (eArztbrief), die elektronische Patientenakte (ePA), den KIM-Dienst oder die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) muss das PVS unbedingt angepasst werden.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Ursache von Softwarefehlern auch außerhalb der eigentlichen Praxissoftware, also beim Konnektor oder der für die TI-Technik verantwortlichen Gematik liegen kann.

Grundsätzlich dürfen nur von der KBV zertifizierte Praxisverwaltungsprogramme zum Einsatz kommen. Patienten dürfen nicht doppelt vorkommen. Laut KBV sind dies die 20 führenden Abrechnungssysteme in den einzelnen Fachgruppen:
Installationsstatistiken von Praxisverwaltungsprogrammen.

Übermittlung einer zweiten Abrechnungsdatei / PVS-Wechsel innerhalb eines Quartals

Nach der Übermittlung einer Abrechnungsdatei über das Online-Portal wird das Portal von der KV Hamburg gesperrt. Möchten Sie eine weitere Abrechnung übermitteln - zum Beispiel innerhalb einer BAG oder bei einem PVS-Wechsel während des Quartals -, nehmen Sie Kontakt mit unserer Abrechnungsabteilung auf. Das Portal wird dann für Sie erneut für eine weitere Abrechnungsdatei freigeschaltet. Anschließend können Sie uns eine weitere Abrechnung übermitteln.

Anbindung an einen KIM-Dienst

Entscheidend ist die Anbindung an einen KIM-Dienst (KIM = "Kommunikation im Medizinwesen"), um auf die TI zugreifen zu können. Nur auf diese Weise können Anwendungen wie die ePA und das eRezept sowie die Abrechnung (kommt in 2025) genutzt werden.

1ClickAbrechnung mit allen PVS über KIM möglich

Die Quartalsabrechnung direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) an die Kassenärztliche Vereinigung (KV) versenden: Mit der TI-Anwendung KIM geht das. Mit wenigen Klicks ist die Datei automatisch übermittelt – kein manuelles Hochladen, kein zusätzliches Einloggen.

Die Nutzung ist einfach. Ärzte und Psychotherapeuten, die ihre Abrechnung fertig erstellt haben und elektronisch an die KV übersenden wollen, klicken in ihrem PVS den entsprechenden Button an. Das PVS wählt automatisch die Adresse der KV aus und übermittelt die Datei sicher und datenschutzkonform per KIM. Die Praxis erhält nach Versand eine Eingangsbestätigung.

In der Vergangenheit war die sogenannte 1ClickAbrechnung nur über den Kommunikationskanal KV-Connect möglich. In Vorbereitung seiner Abschaltung im Herbst 2025 haben alle Softwarehersteller die KIM-Anwendung in ihrem PVS integriert, sodass Ärzte und Psychotherapeuten sie nunmehr mit KIM nutzen können. Ebenso sind fast alle KVen empfangsbereit und nehmen die Abrechnungsdateien per KIM an, wenn eine Praxis sich für diesen Übertragungsweg entscheidet.

In der Regel sollte die Funktion der 1ClickAbrechnung im PVS freigeschaltet sein, sodass diese sofort nutzbar ist. Einige Hersteller bieten die Abrechnung via KIM auch für die Hybrid-DRG an (1ClickHybridDRG). Bei Fragen dazu wenden Praxen sich an ihren PVS-Hersteller oder den Dienstleister vor Ort.

PVS mit KBV-Vertrag: Neuer Mehrwert für Praxen

Anbieter von Praxissoftware können einen Vertrag mit der KBV schließen und damit zeigen, dass sie und ihr System notwendige Anforderungen erfüllen. Dazu gehören transparente Preise, erreichbare Ansprechpartner und online bereitgestellte Updates. Das sind nur drei beispielhafte Anforderungen der KBV an Praxisverwaltungssysteme (PVS).

Die Möglichkeit, solche Anforderungen festzulegen, hat der Gesetzgeber der KBV gegeben (Paragraf 332b SGB V). Die KBV hat daraufhin einen Anforderungskatalog erstellt (formal: Rahmenvereinbarung). Darin sind wesentliche Vorgaben, die aus Sicht der KBV für Praxen in punkto PVS wichtig sind, enthalten.

Für die PVS-Anbieter ist es freiwillig, die Anforderungen der Rahmenvereinbarung zu erfüllen und einen Vertrag mit der KBV zu schließen.

Mehr dazu: KBV - Rahmenvereinbarung