KIM - Kollegialer Austausch mit mehreren Adressen möglich

Im Verzeichnisdienst der Gematik stehen aktuell rund 300.000 KIM-Adressen. Es sind die Adressen von Praxen, Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen, aber auch von Krankenhäusern, Apotheken, Pflegeheimen, Krankenkassen und KVen. Nutzer können dort nach Postleitzahl, Straße, den Namen der Praxis oder des Arztes suchen. Wie gut das funktioniert, hängt entscheidend vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem ab.
Die KIM-Adressen von Praxen sind außerdem in der Kollegensuche enthalten. Die Kollegensuche ist eine Arzt- und Psychotherapeutensuche ausschließlich für Praxen im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist. Die Ärzt:in gibt hier zunächst den Namen der gesuchten Kollegin in die Suchmaske ein. Danach gelangt er auf die Seite der Ärzt:in mit allen Kontaktdaten. Mit Klick auf den Button „KIM-Adresse ermitteln“ kann er sich diese dann anzeigen lassen, kopieren und in seinem KIM-Mailprogramm einfügen.

Um nicht bei jeder Mail die Adresse im Verzeichnisdienst suchen zu müssen, empfiehlt es sich, ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen anzulegen, am besten im Praxisverwaltungssystem. So können Praxen schnell darauf zugreifen, wenn sie beispielsweise einen Arztbrief versenden wollen. Allerdings bieten diese Funktion nicht alle PVS-Anbieter an.

Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sollten alle Möglichkeiten nutzen, die KIM-Adresse ihrer Praxis bei Kollegen bekannt zu machen. So wie die herkömmliche E-Mail-Adresse fast auf jedem Briefkopf, jeder Visitenkarte oder auf der Praxis-Webseite zu finden ist, sollte die KIM-Adresse dort ebenfalls aufgeführt sein. Auch auf Arztbriefen oder auf Befunden kann sie erscheinen.

Pro Praxis ist eine KIM-Adresse verpflichtend, um die eAU durchführen zu können. Die meisten Praxen haben eine KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist. Bei großen Gemeinschaftspraxen und MVZ kann es sinnvoll sein, für die Praxis weitere Adressen einrichten und registrieren zu lassen – zu jeder praxisbezogenen KIM-Adresse sind theoretisch bis zu 999 weitere möglich. Die eingehende Post wird dann automatisch dem jeweiligen eingerichteten Postfach zugeordnet, zum Beispiel dem der Gynäkologin und dem des Hausarztes. Auf diese Postfächer haben alle Mitarbeitenden der Praxis Zugriff. Eingehende Post kann so bei Bedarf von allen gesichtet werden.
Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen haben außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle KIM-Adresse einzurichten. Dann erhalten sie ihre Post direkt, und nur sie können auf das Postfach zugreifen. Nachteil: Die individuelle Verschlüsslung erfolgt über den Heilberufsausweis. Die Mails können nur geöffnet werden, wenn der eHBA im Kartenterminal steckt. Ist die Ärzt:in nicht da, weil sie zum Beispiel Urlaub hat, kann kein anderer aus der Praxis die Posteingänge sichten.

Die Einrichtung des KIM-Dienstes kostet je nach Anbieter 80 bis 100 Euro. Die monatlichen Kosten belaufen sich auf etwa 6 bis 8 Euro pro Adresse. Die Einrichtung und der laufende Betrieb werden nicht separat vergütet, alle Kosten sind von der TI-Pauschale abgedeckt. Somit gibt es für die Kosten zusätzlicher KIM-Adressen keine Erstattung. 
Für jeden Brief, den Ärzte und Psychotherapeuten elektronisch versenden, erhalten sie 28 Cent (GOP 86900). Für den Empfang (GOP 86901) gibt es 27 Cent.