21.08.2025 Informationen für Praxisteams

Elektronische Patientenakte (ePA)

Seit 15. Januar 2025 (ab Oktober 2025 verpflichtend für alle Praxen) sollen alle gesetzlich Krankenversicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) erhalten. Darin werden Gesundheitsdaten und Dokumente wie Arztbriefe, Befunde, Laborwerte oder die Medikation gespeichert. Die ePA ist eine Anwendung der Telematikinfrastruktur. Praxen greifen auf sie mit ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) zu.

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Freischaltung der ePA für die eigene Praxis

Wenn ein Patient die elektronische Patientenakte nutzen möchte, hat er zwei Möglichkeiten, wie die Praxis freigeschaltet werden kann:

Wenn der Patient kein Smartphone mit ePA-App bei sich hat, können Sie die Anfrage an das Kartenterminal mit der eGK des Versicherten schicken.
Der Patient kann sie Praxis direkt über seine ePA-App auf dem Smartphone freischalten.

Alle Fragen zur Handhabung und Einrichtung der ePA beantworten sie jeweiligen Krankenkassen. Über die Website der Gematik erhalten Sie einen Überblick über alle Anwendungen der gesetzlichen Krankenversicherer.

Abrechnung

Für das Erfassen und Speichern von Daten auf der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten folgende GOP abrechnen:

Erstbefüllung der ePA:

GOP 01648 im EBM (89 Pkt. / 11,03 Euro)

nur berechnungsfähig, wenn noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in einer Praxis oder einem Krankenhaus einen Befund oder ein anderes Dokument eingestellt hat (Inhalte der elektronischen Medikationsliste zählen nicht dazu)
sektorenübergreifend nur einmal je Patientin beziehungsweise Patient berechnungsfähig
im Behandlungsfall nicht neben den GOP 01647 und 01431 berechnungsfähig
die Vergütung erfolgt extrabudgetär

Weitere Befüllung:

GOP 01647 (15 Pkt. / 1,86 €)

Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale, zu den GOP 01320 und 01321 (Ermächtigte), zur GOP 30700 (Schmerztherapie) sowie zu den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen)
einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig
im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01648 berechnungsfähig
die Vergütung erfolgt extrabudgetär

Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt und ohne Arzt-Patienten-Kontakt per Video

GOP 01431 (3 Pkt. / 0,37 €)

Zuschlag zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (haus- und fachärztliche Bereitschaftspauschale) oder 01820 (z.B. Rezepte und Überweisungen) – im Behandlungsfall nicht neben anderen als diesen GOP berechnungsfähig
nur berechnungsfähig, wenn keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale oder andere Leistungen abgerechnet werden
bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig
nicht mehrmals am Tag berechnungsfähig
die Vergütung erfolgt extrabudgetär

Fragen zum Hintergrund: Was ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, ist ein geschützter Speicher für Ihre medizinischen Dokumente. Nur Sie bestimmen, was die Akte enthält und wer darauf zugreifen darf. Sie können die ePA über Ihr Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff.
Was kann in der ePA gespeichert werden?
Dokumente, die Praxen laut Gesetz einstellen sollen
Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
Befunddaten aus bildgebener Diagnostik
Laborbefunde
eArztbriefe
Empfehlungen für eine sinnvolle Befüllung
Eingestellt werden Daten und Dokumente, die für Kolleginnen und Kollegen bei der Mit- und Weiterbehandlung einer Patientin oder eines Patienten von Interesse sein können
Keine Verdachtsdiagnosen, keine differenzialdiagnostischen Abklärungen und keine vorläufigen Diagnosen
Keine Notizen, die der persönlichen ärztlichen oder psychotherapeutischen Bewertung, als Gedächtnisstütze oder einer Verlaufsdokumentation dienen
Weitere Dokumente und Daten folgen nach und nach: unter anderem der elektronische Medikationsplan und Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit (Allergien, Körpergewicht d. Patienten).

Welchen Nutzen hat die ePA?
Bessere Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patienten, Ärzten, Apotheken, Krankenhäusern und den Krankenkassen
In der ePA können alle Informationen digital gebündelt werden, ohne dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können
Vorteile:
Doppeluntersuchungen werden vermieden
Diagnose können durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden
Gesundheitszustand immer im Blick
Risiken wie Unverträglichkeiten, Blutwerte, wichtige Medikamente und Dosierung werden gesenkt
Auch für den Notfall können hier alle wichtigen Daten hinterlegt werden. Die Funktionen der ePA werden dabei stetig erweitert, sodass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)) in ihr gespeichert werden können
Wer kann Dokumente in die ePA einstellen?
Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser sowie Psychotherapeuten und Zahnärzte, die Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in der ePA speichern
Wenn der Patient dem Arzt gegenüber keinen Zugang erlaubt hat, können keine Dokumente in der ePA gespeichert werden
Wie bekommt der Arzt ein solches Zugangsrecht in die ePA?
Der Patient kann die ePA-Zugriffsberechtigung per App für Ihre Praxis erteilen oder direkt vor Ort in der Praxis mit seiner eGK und PIN-Eingabe.
Der Patient kann die Zugriffsberechtigung jederzeit widerrufen. In einer späteren Ausbaustufe können die Berechtigungen für jedes Dokument einzeln vergeben werden.
Fragen zur Ausstellung: Wie kann ich die ePA in der Praxis freischalten?
Wenn ein Patient die elektronische Patientenakte nutzen möchte, hat er zwei Möglichkeiten, wie die Praxis freigeschaltet werden kann:
Der Patient kann sie Praxis direkt über seine ePA-App auf dem Smartphone freischalten.
Wenn der Patient kein Smartphone mit ePA-App bei sich hat, können Sie die Anfrage an das Kartenterminal mit der eGK des Versicherten schicken und der kann den Zugriff mit seiner PIN autorisieren.
Alle Fragen zur Handhabung und Einrichtung der ePA beantworten sie jeweiligen Krankenkassen. Über die Website der Gematik erhalten Sie einen Überblick über alle Anwendungen der gesetzlichen Krankenversicherer.
Bin ich dazu verpflichtet, patientenbezogene Dokumente in der ePA zu speichern?
Auf Wunsch von Patient oder Patientin sind Ärzte, Psychotherapeuten, aber auch Apotheker und Zahnärzte verpflichtet, Kopien von patientenbezogenen Dokumenten in der ePA zu speichern. Dies betrifft jedoch nur den aktuellen Behandlungskontext. Die Original-Daten verbleiben dabei im PVS.
Technische Fragen: Welche technischen Voraussetzungen werden für die ePA benötigt?
Die PVS-Hersteller beginnen ab 29. April 2025 mit dem Rollout der ePA-Module. Laut gematik kann dieser Prozess mehrere Wochen dauern, sodass nicht alle Praxen sofort das Software-Update erhalten.
Das wird für die Nutzung der ePA benötigt:
Anbindung an die Telematikinfrastruktur
Konnektor Stufe PTV4+ oder höher
PVS-Modul ePA 3.0 mit aktueller KOB-Zertifizierung

Wie kann ich auf die ePA meines Patienten zugreifen?
Der Abruf der ePA-Daten darf nur aufgrund einer konkreten Behandlungssituation erfolgen. Zudem dürfen Sie erst nach Einwilligung des Patienten auf dessen ePA zugreifen. Solange eine Berechtigung durch den Patienten für Ihre Praxis vorliegt, kann Ihre Praxis auf die Daten der ePA zugreifen unabhängig davon, ob der Patient vor Ort ist. Der Zugriff auf die ePA und die dort gespeicherten Daten erfolgt über Ihr PVS und die TI. Bei Fragen zur konkreten Vorgehensweise in Ihrem PVS wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Anbieter
Kann ich als Arzt die Dokumente in der ePA ändern?
Sie bzw. ein Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches hochgeladen wurde, ändern. Sie können jedoch ein Dokument in einer aktualisierten oder korrigierten Version einstellen und ggf. fehlerhafte Dokumentversionen in Absprache mit dem Versicherten wieder aus der ePA löschen.
Dokumente, die der Versicherten selbst einstellt, werden automatisch als Versichertendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden.
Wird bei der ePA der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) benötigt?
Sofern Dokumente qualifiziert elektronisch signiert in die ePA eingestellt werden sollen – etwa elektronische Arztbriefe oder ein Notfalldatensatz – benötigen Ärzte und Psychotherapeuten für den Signaturvorgang ihren elektronischen Heilberufsausweis
Sonstige Fragen: Muss ich die ePA in meiner Praxis anbieten?
Ja, Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, auf Wunsch des Patienten Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA zu übermitteln (§ 346 Absatz 1 und Absatz 3 SGB V).
Muss der Patient vor Ort sein, um Daten in die ePA einstellen zu können?
Sofern der Patient der Praxis eine Zugriffsberechtigung vorab erteilt hat, ist es nicht erforderlich, dass der Patient bei der Befüllung der ePA vor Ort ist. Ebenso kann der Patient eigenständig jederzeit Dokumente in seine ePA einstellen.
Darf ich als Arzt die Aufgabe, die Daten der ePA zu aktualisieren, meinen Mitarbeitern deligieren?
Ja. Der Arzt ist berechtigt, die administrative Bearbeitung an sein (Praxis-)Personal zu delegieren. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken.
Wie muss ich mich verhalten, wenn der Patient keine ePA App besitzt?
Versicherte, die die ePA nicht über eine App verwalten können, haben die Möglichkeit, ihre Daten mittels elektronischer Gesundheitskarte und Patienten-PIN freizugeben. Das kann bereits beim Einlesen der Karte an der Anmeldung geschehen. Weder die ePA noch Dokumente daraus werden auf der eGK gespeichert, die eGK dient lediglich der Authentifizierung.