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28.09.2020 Stellenangebot

Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d) 18.2020

Sie wollen einen sicheren Arbeitsplatz mit einem guten Betriebsklima? Sie legen großen Wert auf vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem motivierten Team und auf einen respektvollen Umgang miteinander? Sie wollen sich stetig weiterbilden und Ihre Ideen einbringen? Sie mögen familienfreundliche Arbeitszeiten und eigenverantwortliche Aufgaben? Wenn Sie neugierig geworden sind, schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Für das neu einzurichtende Sekretariatsteam sind zur Unterstützung der Geschäftsführungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Stellen im Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d) möglichst in Vollzeit zu besetzen

Ihre Aufgaben:

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben für die zugewiesene Geschäftsführung (Erledigung der Korrespondenz inkl. Abschrift 
    nach Diktat, Postbearbeitung, Terminkoordination; Telefon- und Büromanagement, Ab- und Wiedervorlage, 
    Materialwesen, Empfang von Gästen und Besuchern)
  • Kommunikations- und Büromanagement zwecks Sicherstellung der Erreichbarkeit des Sekretariats und der zugewiesenen 
    Geschäftsführung inkl. Urlaubs- und Abwesenheitsplanung für die Geschäftsführung 
  • Unterstützung der zugewiesenen Geschäftsführung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von 
    Gesprächen, Terminen, Präsentationen und Veranstaltungen sowie der Recherche von Informationen, der Erstellung 
    einfacher Statistiken und der Aufbereitung von Unterlagen 
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Reisen, Meetings und Sitzungen für die zugewiesene Geschäftsführung
  • Protokollierung von Sitzungen, Erstellung von Vermerken und Berichten im delegierten Umfang 
  • Koordination übergreifender Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführungen 
  • Prüfung zur Unterschrift vorgelegter Schriftstücke und Entscheidungsvorlagen auf formale Richtigkeit 
  • eigenständige Erledigung von Anfragen an die Geschäftsführung im delegierten Umfang

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung möglichst mit Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • gewissenhafte und zuverlässige Arbeitsweise
  • starke Dienstleistungs- und Serviceorientierung,
  • soziale Kompetenz, angemessenes und selbstbewusstes Auftreten
  • ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift (Deutsch)
  • sehr gute PC- und Microsoft Office Kenntnisse
  • hohe Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
  • Belastbarkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Eigeninitiative
  • Freude an der Arbeit im Team
  • gute Kenntnisse der Aufgaben einer KV, der Aufgabenverteilung in der KV Hamburg und der Struktur des Gesundheitswesens insgesamt sind wünschenswert

Die Bereitschaft zur Übernahme von gelegentlichen Abendtermine muss ebenso vorhanden sein, wie die Bereitschaft und Möglichkeit zur gegenseitiger Vertretung im Sekretariat (nach eigenständiger Koordinierung im Sekretariatsteam).

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Für Erläuterungen und weitergehende Informationen steht Ihnen die Geschäftsführung Herr Afful, (Tel. 040 22 80 2 -333), Frau Heining, (Tel. 040 22 80 2 -427), Herr Dr. Kouematchoua (Tel. 040 22 80 2 -849) und Herr Remmert (Tel. 040 22 80 2 -507) gerne zur Verfügung.

Die KV Hamburg verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Daher besteht an Bewerbungen von Männern  besonderes Interesse.

Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen sind erwünscht.

Für das Arbeitsverhältnis gelten grundsätzlich die Vorschriften des TV-Länder.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige schriftliche Bewerbung unter Angabe der Kennziffer GB –HP-18.2020 per Post oder per E-Mail ausschließlich als PDF-Datei an bewerbung@kvhh.de. Bewerbungen, die Dokumente in anderen Formaten beinhalten, können nicht berücksichtigt werden.